تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی نظام مند و هدفمند برای گردآوردی اطلاعات مربوط به یک شغل است. در تجزیه و تحلیل شغل به تفصیل و با توجه به جزئیات، شغل مورد بررسی و مطالعه قرار می گیرد و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت‌ها، و همچنین ویژگی‌های مورد انتظار از شاغل در آن کشف می‌شود.
تجزیه و تحلیل شغل یکی از مهمترین فرآیندهای مدیرت منابع انسانی می باشد و می تواند به عنوان ورودی سایر فرآیندها در منابع انسانی قلمداد شود و باید به این مهم توجه نمود که به صورت مستمر مورد بررسی و بازنگری قرار گیرد.
در تجزیه و تحلیل شغل 2 خروجی مهم وجود دارد:
- شرح شغل (Job Description)
منظور از شرح شغل یعنی مجموعه ای از وظایف، فعالیت‌ها و مسئولیت‌هایی که در آن شغل مشخص وجود دارد. - شرایط احراز شغل (Job Specification)
منظور از شرایط احراز شغل یعنی جزئیات دانش، مهارت‌ها، توانمندی و سایر ویژگی‌هایی که از فرد شاغل در آن موقعیت شغلی انتظار می‌رود.
در تجزیه و تحلیل شغل اطلاعات لازم برای تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل از روش های متعددی گردآوری می شود. البته هر سازمانی می‌بایست با توجه به شرایط و انتظارات خود روش یا روش‌های مناسب را انتخاب نماید. بدین منظور مهم ترین روش های جمع آوری اطلاعات عبارتند از:
1. الگو برداری از سازمان های مشابه
2. برگزاری نشست خبرگان و متخصصان سازمان
3. ثبت جریان کاری
4. مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان
5. استفاده از سایت های معتبر نظیر ONET
پس از گرد آوری اطلاعات نوبت به تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل می رسد. بدین منظور روش های مختلفی وجود دارد ولی یکی از بهترین و موثرترین روش هایی که شخصا تجربه نمودم به شرح ذیل است:
1. تکمیل پرسشنامه شرح شغل توسط شاغل
2. برگزاری جلسه میان شاغل و مدیر مستقیم به منظور اصلاح پرسشنامه
3. نشست نخبگانی که در رابطه با شغل شناخت کامل دارند
4. الگو برداری از onet و بومی کردن شرح شغل
5. نوشتن نهایی شرح شغل
اگر “تجزیه و تحلیل شغل” بدرستی در سازمان پیاده شود می تواند ورودی های مناسبی برای سایر ماژول های مدیریت منابع انسانی از قبیل مدیریت عملکرد،توسعه مسیر شغلی، شناسایی و جذب کارکنان، آموزش، جبران خدمات و…باشد. به همین جهت از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
برای اینکه تجزیه و تحلیل شغل بدرستی انجام پذیرد لازم است که علاوه بر طی شدن مراحل اجرای آن (در قسمت بالا به آن اشاره شده است)، بخش هایی در آن تعریف شود. این بخش ها عبارتند از:
1) مشخصات شغل: در این قسمت مواردی از قبیل عنوان شغل، نام سرپرست، واحد سازمانی، نام مشاغل مرتبط و … تعریف می شود.
2) شرح شغل: در این قسمت به کلیه وظائف و مسئولیت هایی که بر عهده فرد است اشاره می شود.
3) مسئولیت ها و اختیارات: در این بخش مواردی همچون تعداد افراد تحت سرپرستی، میزان دسترسی به منابع مالی و فیزیکی و … پرداخته ذکر می شود.
4) ارتباطات: در این بخش به میزان ارتباطات درون و برون سازمانی فرد اشاره می شود.
5) شرایط احراز (شامل دانش، مهارت، توانمندی ها و…): در این قسمت به مواردی همچون تحصیلات و دانش مورد نیاز، میزان مهارت ها، میزان توانمندی ها و تخصص های لازم و ویژگی های شخصیتی برای تصدی این شغل اشاره می شود.
در قسمت زیر یک نمونه عینی از کارنامه مدیریت عملکرد که برای موسس سایت به صورت نمونه تکمیل شده، نمایش داده می شود.
