مدیریت عملکرد چرخه ایست که به مدیران کمک می کند تا پس از هدفگذاری و برنامه ریزی در مورد رفتار و عملکرد کارکنانشان به ارزیابی اهداف آنها بپردازند. تا از طریق تجزیه و تحلیل آنها زمینه را برای بهبود عملکرد و ارتقای کارکنان فراهم نمایند.
مدیریت عملکرد در کنار استخدام دو فرآیند اصلی مدیریت منابع انسانی هستند که بیشترین سهم و نقش را در تقویت و تحکیم فرهنگ سازمانی دارند. اهمیت موضوع مدیریت عملکرد کارکنان و نقش آن در موفقیت سازمان ها، به اندازه ایست که بسیاری از شرکت های موفق قابلیتی به نام “مدیریت عملکرد کارکنان” را در فهرست قابلیت های مدیریتی خود گنجانده اند. به عنوان نمونه می توان از سازمان ملل متحد نام برد که مدیریت عملکرد را یکی از 6قابلیت و شایستگی همه مدیران معرفی کرده است.
همانگونه که از تصویر مشخص است چرخه مدیریت عملکرد شامل چهار مرحله اصلی است:
مرحله اول: هدفگذاری و برنامه ریزی عملکرد
در این مرحله اهداف و انتظارات و آنچه که یک کارمند باید رعایت کند، مورد گفتگوی اقناعی قرار می گیرد. البته شاید نتوان همه را متقاعد نمود ولی فرض اصلی تلاش برای قانع کردن کارکنان است. سپس اهداف و انتظاراتی که از اهداف کلان سرچشمه می گیرد، مورد توافق طرفین قرار گرفته و به عنوان اهداف آن دوره تدوین می شود.
مرحله دوم: نظارت مستمر و مربیگری
در این مرحله مدیر و سرپرست بر کم و کیف کارمند نظارت می کنند و به موقع به او بازخورد می دهند. همچنین در این مرحله در صورت لزوم همراه با کارمند به تعدیل و تصحیح و بازنگری اهداف می پردازند.
مرحله سوم: ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد
جمله معروفی وجود دارد: “اگر نتوانیم اندازه گیری و ارزیابی کنیم، نمی توانیم بهبود دهیم و اصلاح کنیم”. در این مرحله مدیر و سرپرست اقدام به ارزیابی کارکنان مطابق با اهداف از پیش تعیین شده می نمایند. در این مرحله می توان از افراد دیگری که در طول مدت ارزیابی با کارمند ارتباط داشته اند و صلاحیت این کار را دارند، کمک گرفت. ارزیابی باید به قدری دقیق باشد که کارمند بتواند با نگاه کردن به کارنامه اش، از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شود. نکته حائز اهمیت این است که مدیران نباید تنها به نتیجه نهایی ارزیابی اکتفا کنند بلکه به عواملی نظیر خلاقیت، کار تیمی، میزان تلاش و … نیز توجه نمایند.
مرحله چهارم: تحلیل و مرور عملکرد
این مرحله را شاید بتوان گفت که دشوارترین و مهم ترین مرحله چرخه مدیریت عملکرد کارکنان است. در این مرحله مدیر و کارمند در جلسه ای رو در رو به گفتگو در باره کارنامه می پردازند. در این جلسه هر دو طرف به ارائه نظرات خود می پردازند. چرایی رفتار و یا عملکرد کارمند بررسی شده، رفتار و عملکردها ریشه یابی شده و مهم تر از همه راه هایی برای بهبود و اصلاح رفتار و عملکرد برای دوره های بعدی تعیین و در مورد آنها توافق می شود.
یکی از خدمات موسس سایت پیاده سازی و اجرای کامل “مدیریت عملکرد کارکنان” بر مبنای ارزیابی 360 درجه در سازمان ها و موسسات گوناگون صنعتی و خدماتی است. بدین منظور بسته به اهداف استراتژیک و نظرات مدیران سازمان ها دو دسته هدف (اهداف عمومی و اهداف اختصاصی) برای کارکنان در نظر گرفته می شود.
اهداف عمومی آن دسته از اهدافی هستند که ناظر بر شایستگی های عمومی کارکنان که مد نظر مدیران آن سازمان است، تعریف می شوند.
اهداف اختصاصی بر اساس اهداف کلان سازمان و بسته به جایگاه شغلی هر کارمند به طور جداگانه تعریف می شود.
سپس در دوره های زمانی 3 یا 6 ماهه (بسته به فعالیت سازمان) برای هر کارمند اهداف عمومی و اهداف اختصاصی تعریف شده و در پایان آن دوره توسط ارزیاب های مختلف که با فرد ارزیابی شونده در ارتباط بوده اند، از طریق یک سامانه نرم افزاری ارزیابی قرار می شوند.
نتایج ارزیابی در قالب یک کارنامه مدون آماده گردیده و در پروفایل هر کارمند قابل مشاهده و دسترسی است. البته نتایج ارزیابی کارکنان در اختیار مدیران ارشد و سرپرستان سازمان نیز قرار می گیرد.
پس از این مرحله لازم است تا مدیر و کارمند بر اساس نتایج تحلیلی بدست آمده جلسه ای برگزار نموده و پیرامون نقاط قوت و ضعف و همچنین انتظارات طرفین با یکدیگر گفتگو نمایند.
در قسمت زیر یک نمونه عینی از کارنامه مدیریت عملکرد که برای موسس سایت به صورت نمونه تکمیل شده، نمایش داده می شود.
